Planning – Itinéraire – Budget et organisation du voyage

Planning – Itinéraire – Budget et organisation du voyage

 

Planning, Itinéraire, Budget et Organisation d'un voyage
 

 

Choisir sa destination

1 – CHOISIR LA DESTINATION

 

Vous choisirez votre (ou vos) destination(s) de voyage principalement en fonction du temps que vous avez, de vos centres d’intérêts et de votre budget.  Voici quelques astuces pour commencer par décider où vous souhaitez mettre les pieds :

 
 

Tracer un itinéraire et fixer un planning2 – TRACER UN ITINÉRAIRE et FIXER UN PLANNING

Pour un voyage longue durée, à moins que votre souhait soit d’improviser à 100% (le meilleur choix si votre temps et votre budget le permettent), voici la méthode pour construire le planning de votre petit périple avec un planificateur sur mesure à construire vous même. 

Il s’agit de créer un fil conducteur et surtout de récolter en amont un tas d’infos, notamment des indications tarifaires pour le budget. 

L’itinéraire n’est pas fait pour être respecté à la lettre, il donne juste des indicateurs, des repères, des gardes-fous. Libre à vous de changer de directions et de modifier les plans une fois sur place !

MÉTHODE POUR CONSTRUIRE UN ITINÉRAIRE DE VOYAGE AVEC UN PLANIFICATEUR EXCEL

La meilleure technique consiste à tracer en parallèle l’itinéraire sur une carte et le programme jour par jour sur un calendrier. 

  • Sur le planning, noter les dates clés : départ, retour, impératifs (être à une date précise à un endroit…)

  • Sur la carte, repérer les étapes phares de votre itinérance

  • Evaluer les distances et les moyens de transports entre chaque étape phare

  • Prendre en compte le décalage horaire dans la réalisation du parcours (pour un programme serré au jour le jour il faut planifier le repos, c’est indispensable !)

  • Prévoir des jours d’imprévus (votre planning doit être souple, c’est à dire vous laisser la possibilité de sauter une étape en cas de galère…)

  • Prendre en comptes les saisons dans les Pays traversés pour la réalisation de votre parcours (certaines routes ne sont pas praticables en saison des pluies, certains bateaux, trains, bus ne fonctionnent pas en basse saison…)

 

LE PLANNING DE VOYAGE AU JOUR LE JOUR (EXCEL)

 

Le planning du voyage au jour le jour

Si votre souhait est de planifier votre projet de voyage jour par jour sur un calendrier, nous vous proposons un modèle de PLANNING DE VOYAGE Excel qui intègre le calcul du budget de voyage. Vous n’avez qu’à remplir vos dates de voyages, vos étapes, transports, logements et activités jour par jour. Il vous évite d’avoir à créer une grille si vous n’êtes pas très familier avec Excel.

 

Calculer le budget du voyage3 – CALCULER LE BUDGET DU VOYAGE

Si vous avez défini un itinéraire sur une carte, vous avez déjà une idée bien précise des transports que vous serez amenés à emprunter. Renseignez-vous maintenant sur leur coût approximatif.

Si vous avez inséré des étapes à votre planning, vous devez maintenant récolter les informations tarifaires les concernant (coût des activités sur place en particulier)

LES DÉPENSES EN VOYAGE

Vous devrez recenser les éléments pour établir les 5 budgets suivants :

1 – TRANSPORTS

Vols, trains, bus, taxi, locations de voiture, carburants…

2 – HÉBERGEMENTS

Vous pouvez repérer à l’avance certains logements clés sur votre parcours pour maîtriser votre budget. Sur un site de réservation type booking, cherchez l’hôtel qui vous convient en fonction de vos critères de confort et basez vous sur ce prix. Un conseil : Prévoyez des nuits en bus ou train de nuit permet de réduire le budget de façon indolore !

3 – REPAS / BOISSONS

Du simple au quintuple en fonction des Pays bien sur. Attention à toujours vérifier si le petit déjeuner est inclus dans le prix de votre logement.

4 – ACTIVITÉS 

Pensez aux droits d’entrée pour les monuments, parcs nationaux, festivités. Mais aussi le coût des guides, location de matériel, baptême de parapente, etc…

Ou encore les dons que vous ferez aux associations locales.

5 – SHOPPING

Parce qu’une fois sur place on a souvent envie de rapporter des milliers de souvenirs, le budget shopping ne doit pas être négligé.

6 –  Budget “IMPRÉVUS” 

Toujours prévoir “du mou” en cas de pépin. Si besoin de changer un billet d’avion, de payer une amende ou des soins médicaux, etc…

LE BUDGET “PAR JOUR” EN FONCTION DES PAYS

Pour établir le budget approximatif des dépenses quotidiennes en fonction des destinations, vous devrez avoir une idée du coût de la vie dans le ou les Pays que vous allez visiter.

Il s’agit d’un budget minimum par personne pour un voyageur au profil “backpacker” ayant pour objectif de dépenser le moins possible !

Le budget se base sur 3 repas par jour (à bas prix), un hébergement économique (type auberges de jeunesse) ainsi que les transports locaux (type bus public).

Pour faire un calcul très rapide de votre budget, vous pouvez vous baser sur les chiffres suivants pour votre “per diem”. N’oubliez pas que vous devrez rajouter les activités et les transports longue distance.

Budget journalier minimum par pays

 

BUDGET DE VOYAGE : A QUOI FAUT-IL FAIRE ATTENTION ?BUDGET DE VOYAGE : A QUOI FAUT-IL FAIRE ATTENTION ?

  • à la saison : haute saison ou basse saison, les prix peuvent parfois tripler !

  • aux taux de change.

  • aux frais cachés des vols low cost (cf. paragraphe sur le budget transports plus bas).

  • aux pays qui demandent un traitement antipaludéen (25€ minimum la semaine de traitement).

  • au budget médicament, voir sur la trousse de secours

  • aux frais de Visas de Séjours ou de Travail (30 à 200€ par Pays).

  • aux taxes d’aéroports (quelques euros par vol, varie en fonction des Pays de 0 à 8€).

  • aux frais d’entrées de certains sites culturels, religieux, manifestations.

  • aux frais bancaires de 2 à 4% des montants.

  • aux taxes de séjour (pour certains hébergements ajouter de 20 centimes à 3€ par nuit, varie en fonction du prix de la nuitée).

  • au budget souvenirs et cadeaux.

  • au budget appels téléphoniques à l’étranger, connexions internet.

  • au budget achat du matériel de base pour le voyage (sac, vêtements, photo, caméra…)

Si votre budget est très juste, vous serez tenté de tout calculer à la baisse pour vous rassurer, essayez d’être réaliste, quitte à chercher une solution de financement supplémentaire, faites le avant le départ plutôt qu’au retour !

 

Organiser les transports aériens4 – ORGANISER LES TRANSPORTS AÉRIENS

Voici quelques astuces et conseils pour organiser et réserver vos transports.

A SAVOIR AVANT D’ACHETER UN BILLET D’AVION 

 

  • Comparer le prix et la durée des vols sur les sites internet (attention aux vols avec escales de 18H aux prix attractifs)

  • Attention aux frais cachés des vols low cost  :

+ 5€ de frais de réservation

+ 5€ de frais d’enregistrement

+ 5 à 15€ de fais de paiement

+ 20€ à 30€ de frais pour le bagage en soute

+ Les frais éventuels de “snacks/boissons” si rien n’est offert pendant le vol​

= Au moins 35€ de plus que le prix affiché lors des résultats de recherches

  • Pour un voyage itinérant, rechercher des vols multi-destinations, plus économiques que si vous achetez les vols un par un.

  • Si vous avez la possibilité, ne prenez pas un A/R qui vous oblige à partir d’un endroit et à faire demi tour pour rentrer. C’est plus sympa de faire un itinéraire d’un point A à un point B.

  • Chercher les tarifs sur une zone géographique sans se limiter à une ville/un pays : Atterrir dans un pays voisin avec liaison avion/train/bus peut s’avérer économique.

  • Comparer les tarifs des voyagistes avec celui des compagnies aériennes directement.

  • Sur certains sites de voyagistes, les frais varient en fonction de l’heure de la journée. Go Voyages et Lastminute.com ont ces pratiques, voici à titre indicatif la grille des frais :

 
 
  • Avant de procéder au paiement vérifier les noms, la date, les villes de départ, les aéroports (attentions aux aéroports secondaires type Beauvais pour PARIS qui demandent plus 3H de transit et 30€ de frais)

  • En cas d’erreur lors de l’achat, pas de remboursement même avec les assurances

LE MOMENT IDÉAL POUR ACHETER SON BILLET D’AVION

Selon un rapport publié début 2015 par Expedia et ARC qui ont analysé plus de 5 milliards de recherches de billets d’avion, il y aurait un jour de la semaine et une heure à laquelle les tarifs sont les plus bas.

Ce moment magique est d’après eux le MARDI à 15 HEURES, 50 à 100 JOURS avant votre vol.

Il se trouve que ce créneau est à une heure où les frais de réservations sont les plus élevés pour certains sites de réservations. On vous conseillera donc souvent d’acheter votre billet “by night” entre minuit et 5h du matin… 

Le plus simple : faire des simulations lorsque le jour J d’acheter les billets approche.

LES INDEMNITÉS EN CAS DE VOL RETARDÉ

En cas de refus d’embarquement, de retard ou d’annulation, une indemnité de 250€ à 600€ peut être obtenue.

Les circonstances, la durée du vol, mais aussi le pays dans lequel se situe l’aéroport de départ ou encore la nationalité de la compagnie aérienne sont autant d’éléments à prendre en compte et qui influent sur le montant de l’indemnité.

Pour faire valoir ses droits, il faut d’abord écrire au transporteur. Si besoin, c’est ensuite auprès de la DGAC française qu’il faut déposer une réclamation. En passant par un intermédiaire comme le site Flightright.fr, on lui confie les démarches longues et fastidieuses qui permettent d’obtenir cette compensation financière.

LES PASS TOUR DU MONDE

De nombreux tourdumondistes réservent à l’avance auprès d’un seul interlocuteur tous les vols internationaux de leur Tour du Monde par le biais d’alliances aériennes.

Les 3 principales agences de billets TDM sont :

  • Star Alliance

  • Skyteam

  • Oneworl

D’autres agences :

  • ZipWorld

  • Les connaisseurs du voyage

  • TravelNation

En fonction de votre itinéraire et de la distance parcourue votre pass vous coûtera entre 1.300€ (version très light) et 3.500€ voire beaucoup plus si vous voyagez en business class et que vous envisagez de visiter toutes les îles du Pacifique une à une !

 
 

Organiser les transports routiers5 – ORGANISER LES TRANSPORTS ROUTIERS

LOCATION D’UN VÉHICULE A L’ÉTRANGER

 

Ce que vous devez savoir avoir de louer un véhicule :

  • Le conducteur doit impérativement avoir une carte de paiement car la plupart du temps, seul le conducteur peut effectuer le paiement pour des questions d’assurance. Sans sa propre carte de paiement, le conducteur ne peut pas louer de voiture.  ATTENTION : Si le conjoint/ami non conducteur effectue le paiement pour une réservation sur internet  mais qu’il n’a pas de permis, il risque de se voir refuser le retrait du véhicule sans remboursement (cf. conditions internet).

  • Penser à la location de véhicule en “self-drive” ou “autotour” si vous n’avez jamais conduit à l’étranger et que vous souhaitez être rassuré (location d’un véhicule avec itinéraire fourni et campings/logements réservés)

  • Penser à louer un 4×4 avec tente sur le toit (roof tent) pour vos itinéraires en Afrique, aux USA, en Australie… Voir mon itinéraire en 4X4 en Afrique Australe

ACHAT ET REVENTE D’UN VÉHICULE A L’ÉTRANGER

Vous pouvez opter pour l’achat et la revente d’un véhicule si vous avez pour projet de rouler pendant des mois en Australie, Amérique, Afrique, Asie, Europe… 

 
 

Organiser les hébergements6 – ORGANISER LES HÉBERGEMENTS

DÉFINISSEZ VOTRE STANDING

Selon les destinations, votre budget et surtout vos préférences, vous aurez le choix entre différents types de logements :

 

  • Auberge de jeunesse

  • Appartements / studios

  • Hôtels / Lodges

  • Chez l’habitant / Maison d’hôtes

  • Campings

  • Nuit dans le bus ou le train

  • Hébergement gratuit contre travail ou contre votre bonne humeur (cf. plus bas “Couchsurfing” et “Wwoofing”)

HÔTELS ET APPARTEMENTS

Voici quelques conseils concernant les réservations de logements :

  • Comparer selon vos critères les hôtels sur les sites d’avis de voyageurs (tripadvisor)

  • Certains sites de réservation d’hôtels débitent votre carte de crédit, d’autres non, il faut mieux bien lire les conditions du paiement pour éviter tout malentendu sur place. 

  • Consultez les offres des comparateurs (Agoda, Booking…)

  • La plupart des sites de réservation d’hôtels proposent une annulation gratuite 48H avant la date réservée, vous gardez donc la souplesse de modifier votre itinéraire en cours de route mais vous gardez une sécurité sur les dates stratégiques.

COUCHSURFING, LA SOLUTION DES ROUTARDS SOCIABLES

Voici un moyen de dormir sans payer un rond et se faire des potes sur la route au passage. Le CouchSurfing c’est un service d’hébergement temporaire, de personne à personne. 

​L’hospitalité, une valeur qu’on pourrait croire disparue est pourtant revenue en force grâce à la magie d’Internet. Partout dans le monde, des hôtes accueillent des voyageurs pour quelques nuits, sur un bout de canapé ou dans la chambre d’amis, pour le simple plaisir de la rencontre et de l’échange.  Un clic-clac à Buenos Aires, un futon à Berlin, ça vous tente ? Bienvenue chez les couchsurfeurs !

  Via le site web de couschsurfing, les gens proposant ou cherchant un hébergement sont mis en relation via un service en ligne sans publicité. 

​WWOOFING, LA SOLUTION DES TRAVAILLEURS  AGRICOLES TEMPORAIRES

​L’idée de WWOOF est de mettre en relation des personnes désireuses de découvrir et de participer au monde agricole biologique et écologique avec des fermiers, des professionnels de cet univers.

WWOOF vous permet donc de dormir chez un fermier ou un particulier qui pratique l’agriculture biologique ou l’éco-construction en échange de travaux et services dans sa propriété.

ÉCHANGER SON APPARTEMENT OU SA MAISON

Si vous envisagez de faire étape assez longtemps dans une ville et que vous possédez un logement bien placé que vous êtes prêt à louer, vous pouvez faire un échange, voir mon article ICI

Pour en savoir plus, rendez-vous sur le site du leader de l’échange d’appartement.

 
 
 
 
 
 

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